Ausgangslage
- PDF‑Erzeugung aus Fachverfahren (Batches mit variablen Seitenumfängen)
- Fristen & Rechtsbehelfsbelehrungen erfordern Nachvollziehbarkeit
- Ressourcenengpässe im Postausgang bei Versandwellen
- Rückläufermanagement (Adressänderungen, Umzüge)
Öffentliche Verwaltung im Überblick
Kommunen und Behörden stellen Bescheide und Bürgerinfos zu. Prozesse müssen skalieren und revisionssicher dokumentiert werden – bei gleichzeitigen Ressourcenengpässen.
Typische Akteure
- Kommunalverwaltungen, Landkreise, Landesbehörden
- Amtliche Stellen & Eigenbetriebe
- Öffentliche Einrichtungen & Zweckverbände
Typische Briefsendungen
- Bescheide, Gebühren‑/Abgabenbescheide
- Bürgerinformationen, Erinnerungsschreiben
- Rechtsbehelfsbelehrungen, Widerspruchsbescheide
Weniger manueller Aufwand
Upload/Weiterleitung als PDF – PostlyGreen übernimmt Druck, Kuvertierung und Versand.
Datenschutz & Nachweise
Verarbeitung in Deutschland, Zustellstatus & Nachweise im Dashboard.
Einschreiben optional
Einwurf oder Rückschein je Sendung wählbar – ohne Filialgang.
Übergabe ohne IT-Projekt: So landen Ihre Schreiben bei PostlyGreen
Fachverfahren/DMS
z. B. VOIS | MESO, OK.EWO, CIP, OpenR@thaus, VIS. Export/Lauf erzeugt PDFs.
Upload oder sichere E‑Mail
PDFs im Webportal hochladen oder an brief@kasten.postlygreen.de weiterleiten.
Optional: API / SFTP
Für Sammelläufe Übergabe per REST‑API oder SFTP (auf Anfrage).
Vom PDF zum zugestellten Brief – in vier Schritten
PDF bereitstellen
Export z. B. aus Fachverfahren/DMS als PDF‑Batch.
Upload / Weiterleitung
Im Portal hochladen oder per E‑Mail an Ihre Versandadresse senden.
Verarbeitung
Automatische Validierung, Druck, Kuvertierung in DE‑Druckzentren.
Zustellung & Nachweise
Standardbrief oder Einschreiben (Einwurf/Rückschein), Status im Dashboard.
Stadtverwaltung mit Gebührenbescheiden
Eine Stadtverwaltung versendet monatlich mehrere Tausend Gebühren‑ und Bescheidschreiben. Bisher erfolgte der Druck & Versand intern – ohne zentrale Statusübersicht.
Lösung mit PostlyGreen
Die Verwaltung übergibt PDFs gesammelt per Upload/SFTP an PostlyGreen. Nach Validierung übernimmt PostlyGreen Druck, Kuvertierung und CO₂‑reduzierten Versand. Je Schreiben kann optional Einschreiben gewählt werden. Zustellstatus & Nachweise sind im Dashboard sichtbar.
Effekte
−85–95 %
Zeitaufwand
je nach Welle/Volumen
≈ 40–50 %
weniger Kosten
Material + Arbeitszeit
100 %
Zustellstatus
Nachweise im Portal
* CO₂-reduzierter Versand über das GoGreen Plus Programm der Deutschen Post AG. Emissionsangaben verstehen sich als Näherungswerte auf Basis öffentlich verfügbarer Faktoren.